Behandling af personoplysninger om brugere, kunder og samarbejdspartnere
Denne politik er en del af Karl Molins samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning.
Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og Karl Molin behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Karl Molin opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Karl Molin som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger.
1. Dataansvarlig
Her finder du alle relevante kontaktoplysninger:
Navn: Karl Molin Maskinfabrik og Handelsfirma A/S
Adresse: Håndværkervej 2-4, Haverslev, 9610 Nørager
CVR nr.: CVR nr. 26561027
E-mail: info@karlmolin.com
2. Behandling af personoplysninger
Som et led i det daglige arbejde hos Karl Molin behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden, kunder og samarbejdspartnere. Karl Molin er derfor også meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder og samarbejdspartnere.
Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om køb af produkter, som du eller den virksomhed du er ansat i, har indgået med os.
2.1 Ved modtagelse af henvendelser
Når du retter henvendelse til os pr. mail, via vores hjemmeside eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi - via Facebook - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, henvendelsen drejer sig om. Det samme gælder, hvis du benytter dig af vores chatfunktion på hjemmesiden.
Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder.
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn eller vores hjemmeside, f.eks. cpr. nr., kontooplysninger eller helbredsforhold.
2.3 Håndtering af kundeoplysninger
Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig.
Vi opretter altid vores kunder i et bogføringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:
- Navn og adresse
- E-mailadresse
- Telefonnummer
Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system.
Karl Molin indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig, for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til købet.
3. Opbevaringsperiode og sletteprocedurer
Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter.
3.1 Hvis du retter henvendelse til os
Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi indgår en aftale, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af kunder.
3.2 Frameldelse af nyhedsbrev
Hvis du framelder dig vort nyhedsbrev, betyder det, at vi omgående ophører med at sende dig nyhedsbreve. Du vil blive gjort inaktiv på vores mailliste, og dine personoplysninger vil blive slettet senest inden for 30 kalenderdage.
3.3 Opbevaring af kundeoplysninger og sagsakter
Som udgangspunkt gemmer vi alle relevante oplysninger, herunder dine personoplysninger på ubestemt tid. Dette grundet vores lange garantiperioder på op til 40 år.
Vi opbevarer endvidere altid bogføringsmateriale i 5 år. Dette gør vi for at overholde bogføringsloven.
4. Sikker behandling af personoplysninger
Karl Molin behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har Karl Molin ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, regnskab, hosting af hjemmeside/webshop mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, Karl Molin har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.
5. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver aldrig de oplysninger, vi har modtaget fra dig i forbindelse med tilmelding til vores nyhedsbrev eller et arrangement, til tredjemand, medmindre vi har fået samtykke hertil fra dig.
6. Dine rettigheder
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.
6.1 Ret til indsigt i egne personoplysninger
Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. En anmodning om indsigt skal rettes til os, og den behøver ikke at være begrundet. Dette betyder med andre ord, at du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.
6.2 Ret til at få rettet urigtige personoplysninger
Såfremt Karl Molin behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
6.3 Ret til sletning
Vi er i nogle tilfælde forpligtet til at slette dine personoplysninger. Dette gælder, hvis vi ikke længere har et sagligt formål med at behandle personoplysningerne, hvis et samtykke tilbagekaldes, hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller de skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse og i nogle tilfælde, hvis der gøres indsigelse mod behandlingen. Der er taget højde for disse rettigheder ved fastlæggelsen af virksomhedens slettepolitikker.
6.4 Ret til at gøre indsigelse
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om dennes legitime interesser går forud for kundens interesser.
6.5 Dataportabilitet
Du har i nogle tilfælde ret til at få udleveret dine personoplysninger i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at de kan benyttes til videregivelse til en anden dataansvarlig. Hvis det er teknisk muligt, kan vi ligeledes transmittere oplysningerne direkte til den nye dataansvarlige.
6.6 Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.
6.7 Klagevejledning til Datatilsynet
Hvis du har indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os. Du har dog også altid ret til at klage over vores behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk.
